Informasjon om undergrupper:

“Undergrupper er økonomisk og administrativt underlagt Hovedstyret. Nestleder i Hovedstyret har ansvaret for gruppene. Undergruppene administrerer sine egne opptak.” (Abakus’ statutter) 

En undergruppe sitt formål er å tilby noe for Abakus sine medlemmer. Her er det annerledes fra interessegrupper, da interessegrupper sitt hovedfokus er kun for egne medlemmer. Undergrupper skal lage et tilbud for flere, får større økonomisk støtte fra Abakus og krever derfor mer struktur. 

Fremgangsmåten:

Så, dere ønsker å lage en undergruppe! Så sykt kult. Her kommer en liten How-to på hvordan man skal gå frem for å gjøre det. 

Steg 1:

Send en mail til abakus@abakus.no, og presenter ønsket deres om å starte en undergruppe. Her kan du gjerne presentere en søknad, og det er viktig å få med seg følgende. 

1. Hvem er dere, og hva vil dere gjøre? 

1. Herunder navnet på gruppen deres

1. Hvem er med på dette?

Steg 2: 

Hovedstyret vil svare deg. Her er det mulig at dere blir bedt om å komme på et Hovedstyremøte, slik at dere kan presentere ønsket deres i person. Vi vil og stille en rekke spørsmål dere bør ha svar på:

1. Hvordan planlegger dere å ta opp nye medlemmer, og sikre at undergruppen fortsetter videre etter initiativtakerne ikke er her?

2. Hvordan velger dere styre? Hva skal ansvarsområdene være?

3. Hva ser dere for dere at dere trenger av budsjett?

1. Er det mer enn en pengesøknad til HS kan innvilge? Det er mulig å kontraktfestet hvor mye dere skal få i året.

4. Hvor mange medlemmer ser dere for dere å være?

5. Hva planlegger dere å gjøre med undergruppen? 

1. Her ønsker vi mer detaljert beskrivelse, for å få et inntrykk. Hvor ofte skal dere møtes, hvem leder aktiviteter, osv. 

Steg 3:

Hovedstyret vil vurdere søknaden deres, og vurderer det opp mot følgende:

1. Er dette behovet dekket av andre aspekter av Abakus? Henholdsvis andre undergrupper, interessegrupper eller komiteer. 

1. Er det gjennomførbart og realistisk?

1. Dette vurderer vi opp mot tidligere stilte spørsmål, og det eventuelle møtet.

Om det er noe Hovedstyret lurer på av ekstra informasjon vil dere bli spurt om dette. 

Om dere ikke tilfredsstiller kravene for å bli en undergruppe kommer Hovedstyret til å legge frem forslaget om å bli en interessegruppe. Hvordan dere kan fungere som interessegruppe finner dere mer informasjon om her. 

Steg 4:

Dere ble en undergruppe! Da må vi få satt opp litt. Dette er det som skjer videre:

1. Utarbeide en kontrakt mellom undergruppen og Hovedstyret

2. Sette et styret

3. Lage en mail-liste for medlemmer av styret

4. Lage en infoside på abakus.no om undergruppen

1. Hvem dere er og hva dere gjør

2. Hvordan man kan få kontakt med dere

5. Lage en Facebook-side 

Videre er dere ganske selvstendig, og i kontrakten vil det som er mest essensielt for samarbeidet mellom HS og undergruppen bli skrevet. Man kan velge å enten fornye kontrakten hvert år, eller å fornye kontrakten ved behov. 

For undergrupper som får kontraktsfestet støtte skal kontrakten fornyes hvert år. Kontrakten skal da bli gått gjennom  i september, og underskrevet etter budsjett kveld. 

Kontaktleddet deres til HS er gjennom nestleder. Dere kan alltid ta kontakt på mail, nestleder@abakus.no, eller via andre kanaler per. avtale med nestleder. Her kan dere få hjelp til blesting eller praktiske spørsmål, nestleder er tilstede for å hjelpe dere.