Personvernerklæring

1. Kontaktinformasjon

Abakus er behandlingsansvarlig for håndtering av dine personopplysninger. Har du spørsmål om behandlingen eller ønsker å komme i kontakt med oss for å utøve dine rettigheter, finner du kontaktinformasjonen vår nedenfor:

Abakus

Sem Sælands vei 7-9

7491 Trondheim Organisasjonsnummer: 986 037 314

E-postadresse: abakus@abakus.no

2. Sentrale begreper

Personopplysninger er informasjon som alene eller sammen med andre opplysninger kan brukes til å identifisere, lokalisere eller kontakte en person. Eksempler på personopplysninger er navn, telefonnummer og IP-adresse.

Behandling av personopplysninger innebærer alle former for håndtering av personopplysninger som: innsamling, analyse, registrering og lagring.

Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke opplysninger som anmodes. Det er behandlingsansvarlig som er ansvarlig for at håndteringen av dine personopplysninger skjer ut i fra den gjeldende personopplysningsloven.

3. Abakus er behandlingsansvarlig

Abakus er behandlingsansvarlig for håndteringen av dine personopplysninger.

4. Når samler Abakus inn personopplysninger?

Vi behandler i hovedsak personopplysninger om deg i følgende tilfeller:

  • Du besøker nettsiden vår på abakus.no

  • Du har registrert deg som medlem

  • Du har kontaktet Abakus i forbindelse med et bedriftsarrangement

  • Du søker til frivillig stilling i Abakus

5. Behandling av personopplysninger om deg som besøkende på vår nettside

5.1. Hva slags informasjon er det vi samler inn om deg som besøkende på vår nettside.

Informasjonskapsler (Cookies)

Se skriv om informasjonskapsler:

https://abakus.no/pages/personvern/114-informasjonskapsler

Statistikk

Vi bruker en personvernsvennlig statistikkløsning på abakus.no. Denne statistikken gjør at vi kan forbedre informasjonen på nettsiden. Statistikken inneholder forskjellige variabler, slik som hvor mange som har besøkt de ulike sidene og når. Det lagres også informasjon om hvilke typer device/innretning som er mest brukt. All statistikken er anonym og kan ikke knyttes til deg som enkeltperson.

Henvender til deres personvernerklæring:

https://plausible.io/data-policy

Logging

Vi benytter oss av Sentry for logging, samt lokale logger på egne servere.

Loggene kan inneholde IP-adresser og e-postadresser.

5.2 Hva er formålet med behandlingen av informasjonen vi samler inn om deg som besøkende på vår nettside.

Behandlingsgrunnlaget for generering av anonym statistikk er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å forbedre og videreutvikle informasjon og feilsøke problemer på nettsidene våre.

5.3 Sletting av informasjon om deg som besøkende på vår nettside.

Alle logger slettes etter senest et halvt år.

6. Behandling av personopplysninger om deg som medlem av Abakus

6.1. Hva slags informasjon er det vi samler inn om deg som medlem av Abakus?

Når du registrerer deg eller endrer på brukeren din via et skjema på vår hjemmeside, vil du bli bedt om å gi fra deg følgende personopplysninger:

  • Navn

  • Kjønn

  • E-postadresse

  • Telefonnummer

  • Studie og klassetrinn

Avhengig av situasjonen kan vi også be om følgende informasjon:

  • Matallergier

  • Bilde

6.2 Hva er formålet med behandlingen av informasjonen vi samler inn om deg som medlem av Abakus?

Informasjonen som du gir fra deg brukes til følgende formål:

  • Holde oversikt over hvem som er medlemmer av foreningen.

  • Muliggjøre påmeldinger til arrangementer gjennom hjemmesiden vår.

  • Forsikre at allergier blir tatt hensyn til 

  • Salg- og markedsføringsaktiviteter i form av direkte e-post eller telefonkontakt

  • Kundebehandling og informasjon om våre produkter

  • For å få statistikk og opplysninger om brukeratferd for å forbedre både hjemmesiden og selve brukeropplevelsen slik at vi kan gi deg en mer personlig opplevelse og levere produkter og annet innhold som interesserer deg

Behandlingsgrunnlaget for lagring av brukerdata er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a, som tillater oss å behandle personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål som den registrerte har samtykket til.

6.3 Sletting av informasjon som medlem av Abakus.

All data blir slettet når bruker slettes, dette kan gjøres av brukeren selv når som helst eller etter at brukeren har vært inaktiv i mer enn ett år. For å slette bilder må bruker ta kontakt ved abakus over mail og oppgi hvilke bilder av seg brukeren ønsker å slette. Backuper av våre tjenester lagres i opp til ett år.

7. Behandling av personopplysninger om deg som bedriftskontakt

7.1. Hva slags informasjon er det vi samler inn om deg som bedriftskontakt?

Som bedriftskontakt lagrer vi følgende informasjon om deg:

  • Navn

  • Stillingstittel

  • Mail

  • Telefonnummer

7.2 Hva er formålet med behandlingen av informasjonen vi samler inn om deg som bedriftskontakt?

Formålet med å lagre denne informasjonen er for å kunne ta kontakt med bedriftene vi samarbeider med.

Behandlingsgrunnlaget for lagring av brukerdata er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b, som tillater oss å behandle personopplysninger som er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse.

7.3 Sletting av informasjon som bedriftskontakt.

Ta kontakt med abakus over mail. Backuper av våre tjenester lagres i opp til ett år.

8 Behandling av personopplysninger om deg som søker til frivillig stilling

8.1. Hva slags informasjon er det vi samler inn om deg som søker til frivillig stilling?

Når du legger inn en søknad til en frivillig stilling i Abakus lagrer vi følgende informasjon om deg:

  • Navn

  • Mail

  • Telefonnummer

  • Søknadstekst

8.2 Hva er formålet med behandlingen av informasjonen vi samler inn om deg som søker til frivillig stilling?

Formålet med å lagre denne informasjonen er for å kunne gjennomføre opptaksprosessen og ta kontakt med søkere.

Behandlingsgrunnlaget for lagring av brukerdata er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a, som tillater oss å behandle personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål som den registrerte har samtykket til.

8.3 Sletting av informasjon som søker til frivillig stilling.

All informasjon lagret i forbindelse med opptak slettes senest én måned etter søknadsfristen.

9. Innsyn i egen data

Dersom en bruker eller bedrift ønsker innsyn i hvilken data vi har om vedkommende, ta kontakt med abakus via. mail.

10. Hvor lagres opplysningene?

  • Egne servere i Trondheim

  • Hetzner i Tyskland

  • Google Cloud (bilder og epost)

  • Backblaze

  • Sentry

11. Hvem kan informasjonen deles med?

Informasjonen er tilgjengelig for et begrenset antall personer med frivillige verv i Abakus.

I forbindelse med arrangementer kan navn på påmeldte deltakere deles med arrangerende bedrift.

12. Informasjonsdeling med tredjepart

Vi selger ikke personopplysninger til tredjepart. Dersom vi skal dele informasjon med andre oppgis dette tydelig, og vi spør eksplisitt om samtykke. Dette kan være tilfelle ved f.eks smittesporing.

13. Andre formål

Dersom vi skal bruke personopplysningene til et annet formål enn det de ble samlet inn for inntrer informasjonsplikten på nytt og vi må da opplyse hva det nye formålet er og gi deler av informasjonen ovenfor på nytt.

14. E-post og telefon

Vi benytter e-post (Google Gsuite) i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til noen med aktiv verv i Abakus.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post eller oppgis over telefon.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.